Hanza! de rollen van de deelnemers

• De initiatiefnemer is degene die een plan wil maken of uitvoeren in Zwolle. Dat kan de gemeente zijn, maar steeds vaker is dit ook een organisatie (denk aan een projectontwikkelaar, woningcorporatie of andere (maatschappelijke) organisatie) of een inwoner of groep inwoners; 
• De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor een zorgvuldige organisatie van de participatie en neemt de Zwolse participatieaanpak Hanza! als leidraad; 
• Het is de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer om representanten van bepaalde (maatschappelijke) organisaties, wijkplatforms of bewonerscollectieven te faciliteren (met bijv. informatie en middelen) om hun rol tijdens het proces goed in te kunnen vullen; 
• Binnen de spelregel dat de initiatiefnemer ervoor zorgt dat alle Zwollenaren kunnen meedoen, ligt er een extra zware verantwoordelijkheid om belanghebbenden te betrekken en hun inbreng serieus te nemen. 

• Deelnemers brengen open en eerlijk informatie in die voor het proces relevant is; 
• Deelnemers erkennen dat binnen hun groep de daadwerkelijk belanghebbenden van een initiatief een belangrijke plek innemen. Bij een initiatief met een negatieve impact op de omgeving, wordt er extra waarde aan hun inbreng gehecht. Een belanghebbende is iemand op wie het initiatief mogelijk een directe impact heeft, bijvoorbeeld omdat een initiatief voor een Zwollenaar vanuit de eigen woning (grondeigenaren, gebouweigenaren en/of huurders) hoorbaar, zichtbaar, voelbaar of ruikbaar is; 
• Deelnemers doen met een constructieve houding mee aan het proces.  

• Het college heeft niet bij elk initiatief dat in Zwolle speelt een (formele) rol; 
• In processen waar de gemeente initiatiefnemer is, is het college verantwoordelijk voor een zorgvuldige organisatie van het participatieproces; 
• Bij processen waar het uiteindelijk aan de gemeenteraad is om een besluit te nemen, houdt het college de raad tussentijds op de hoogte van de voortgang. Op die manier kan de gemeenteraad eventuele voortschrijdende inzichten als het gaat om de kaders tijdig inbrengen in het proces; 
• In processen waarin initiatiefnemer en/of deelnemers het niet volledig met elkaar eens worden over een oplossing weegt het college aan het einde van het proces de verschillende belangen. Daarbij licht het college toe hoe zij de belangenafweging heeft gemaakt. 

• De gemeenteraad heeft niet bij elk initiatief dat in Zwolle speelt een (formele) rol. 
• In processen waarin het uiteindelijk aan de raad is om een besluit te nemen, stelt hij - zoveel als mogelijk - bij de start heldere kaders voor de inhoud en het proces. Deze kaders bepalen de ruimte die er in het proces is voor deelnemers om mee te doen. Het heeft de voorkeur om de kaders pas aan het einde van fase 1 definitief vast te stellen als onderdeel van het plan van aanpak; 
• In processen waarvoor de raad de kaders heeft gesteld, kunnen door de raad tijdens tussentijdse voortgangsbesprekingen met het college desgewenst, tijdig voortschrijdende inzichten worden meegegeven voor het proces; 
• In processen waarin het aan de raad is om een besluit te nemen, toetst hij aan het einde of het resultaat van het proces past binnen de vooraf opgestelde kaders. Aan het einde van het proces worden in principe geen nieuwe inhoudelijke afwegingskaders toegevoegd; 
• In processen waarin het uiteindelijk aan de raad is om een besluit te nemen, geeft de raad tijdens het proces invulling aan zijn rol als volksvertegenwoordiger door als toehoorder aanwezig te zijn bij belangrijke momenten in het proces. Dit zorgt ervoor dat de raad aan het einde van het proces ook op basis van eigen waarnemingen kan beoordelen of een proces zorgvuldig is verlopen; 
• In processen waarin de gemeente initiatiefnemer is, heeft de gemeenteraad een extra belangrijke taak om de kwaliteit van het proces te bewaken. Wanneer nodig gaat de raad tussentijds in overleg met het college over het proces als dat vanuit de volksvertegenwoordigende rol wenselijk is. 

• Een ambtenaar kan verschillende rollen hebben in een participatieproces: procesbegeleider (als de gemeente initiatiefnemer is), uitvoerder van of toetser aan beleid, vergunningverlener, verbinder, verstrekker van (financiële) middelen, etc. Het is de verantwoordelijkheid van de ambtenaar om bij de start van een proces vast te stellen welke rol hij/zij heeft en dit helder te communiceren met andere deelnemers aan het proces.
• Wanneer een ambtenaar bij de start of tijdens een proces constateert dat hij rollen vervult die niet zorgvuldig te combineren zijn, lost hij dit direct op en communiceert hij hierover helder met de andere deelnemers in het proces; 
• Het is aan de ambtenaar die bij een proces betrokken is om in te schatten of college en/of raad betrokken moeten worden en om daar vervolgens ook invulling aan te geven. Ook in processen waar de gemeente niet zelf de initiatiefnemer is. 
• Om de gemeenteraad in staat te stellen invulling te geven aan zijn volksvertegenwoordigende rol, ziet de betrokken ambtenaar erop toe dat raadsleden als toehoorder worden uitgenodigd voor belangrijke participatiemomenten. Ook in processen waarin de gemeente niet zelf de initiatiefnemer is. 

• De wijkmanagers van de gemeente hebben een groot Zwols netwerk en kunnen zowel lokaal als op stadsniveau een belangrijke verbindende rol hebben in een proces; 
• De wijkmanager is voor veel inwoners en wijkpartijen een vertrouwd gezicht en kan tijdens het proces een meer onafhankelijke positie innemen en van daaruit bijvoorbeeld de zorgvuldigheid van het proces bewaken; 
• De wijkmanager kan constateren dat partijen in een proces er bij een Go / No Go moment niet goed met elkaar uitkomen en kan meedenken over een oplossing of aanbieden dat de gemeente een bemiddelende rol speelt. 

Bij minder complexe (ruimtelijke) initiatieven kan de rol van wijkmanager ook worden ingevuld door de wijkregisseur.