Hanza! de drie fasen

Doel van deze fase 

We maken in deze fase goede afspraken met elkaar. Wat is het onderwerp? En hoe gaan we daarover met elkaar in gesprek? Aan het eind van deze fase is er overeenstemming over welke vraag in dit participatieproces centraal staat, de kaders én de ruimte en de manier waarop er geparticipeerd gaat worden in fase 2.   

Vragen voor de initiatiefnemer:

Begin met het in kaart brengen van de nodige informatie. Doe dat samen met een projectteam. Dit zijn vaak collega’s. Gebruik de volgende hulpvragen:

•  • Wat is de vraag die dit proces centraal staat? Welke ambitie ligt daaraan ten grondslag?  
•  Welke kaders (zowel inhoud als proces) zijn er waarbinnen je moet werken (denk aan wet- en regelgeving, gemeentebeleid, financiën, etc.)? •
• Wie heb je nodig in dit proces en in welke rol? Maak een eerste actoren- of omgevingsimpact-analyse: 
  •  Wie zijn er allemaal belanghebbend? En welke andere doelgroepen zijn belangrijk om mee in gesprek te gaan?
  • Wat is de rol van de gemeente?  
  • Hebben het college en/of de gemeenteraad een specifieke rol?
  • Wat betekent dat voor de wijze waarop zij betrokken moeten te worden in dit proces? Hoe kunnen zij vooraf de kaders vaststellen?
•  Wie neemt aan het einde van dit proces het besluit? Wat moet daarvoor worden gemaakt? 
• Wat moet aan het einde in het participatiejournaal worden vastgelegd? En wat moet er tijdens het proces door wie worden bijgehouden om tot een volledig participatiejournaal te komen? 

TIP: Weet je niet of de gemeenteraad en/of het college van burgemeester en wethouders een rol heeft? Vraag het de ambtenaar die betrokken is in dit proces. Is er nog geen betrokken ambtenaar? Neem dan contact op met de wijkmanager. Die brengt je in contact met de juiste mensen binnen de gemeente. 

TIP: Als je een actoren- of impactanalyse hebt gemaakt waarin je de potentiële deelnemers (incl. belanghebbenden) hebt gedefinieerd, check je deze bij de gemeente. Dit doe je bij voorkeur bij de betreffende wijkmanager: hij of zij kan je gedurende het gehele proces op weg helpen om de juiste mensen te bereiken. De toolkit bevat hulpmiddelen voor het maken van een actoren- en/of impactanalyse.

TIP: Kijk in de toolbox voor een goed format voor het participatiejournaal. 

In gesprek met externen:

Met enkele direct belanghebbenden ga je in gesprek over het proces. Maak vooral met elkaar goede werkafspraken. Gebruik de volgende hulpvragen en bedenk hoe je onderstaande vragen het beste met deelnemers kunt bespreken. Denk aan: individuele interviews, bijeenkomst, vragenlijst, etc. Lukt dit in één ronde of zijn er meerdere rondes nodig? 

• Herkent iedereen zich in de ambitie, de vraag en de kaders en zijn zij bereid om op basis hiervan in gesprek te gaan? De kaders staan niet ter discussie maar worden geverifieerd en eventueel aangescherpt op basis van aanvullende belangen; 
• Hoe gaan we met elkaar komen tot de oplossing voor de vraag en wat verwachten de deelnemers van de initiatiefnemer?  
• Missen er nog Zwollenaren (of Zwolse organisaties) in de actoren- en/of impactanalyse? 
• Hoe gaan we met elkaar in gesprek en welke participatie- en communicatiemiddelen zetten we in? En is er bijvoorbeeld een onafhankelijk procesbegeleider nodig?  
• Wat zijn kansen en uitdagingen op basis van andere ontwikkelingen in Zwolle (eerdere ervaringen, meekoppelkansen, mogelijkheden tot samenwerking, etc.)? 
• Is alle relevante informatie voor iedereen goed toegankelijk? Beschikken de deelnemers over voldoende kennis/ informatie om goed mee te kunnen doen? Is er een onafhankelijk expert of onderzoek nodig om aanvullende kennis in te brengen over het onderwerp?  
• Staat iedereen achter het te doorlopen proces? Wat zijn de eerste vervolgstappen? Hoe zorgen we er met elkaar voor dat er voldoende tijd is voor het proces? Welke afspraken maken we daarover? 

Eindproduct fase 1:Concept Plan van Aanpak

GO/ NO GO MOMENT:

De initiatiefnemer checkt bij de deelnemers of alle input juist is verwerkt in het Plan van Aanpak en of deze fase daarna kan worden afgerond. De initiatiefnemer legt het plan van aanpak ook voor aan degene die aan het einde van het proces een besluit neemt over het resultaat. Heeft de gemeenteraad een (mogelijke) rol? Leg het plan van aanpak dan ook aan de raad voor. 

Doel van deze fase: 

Tijdens deze fase beantwoorden we de vraag die tijdens de start is geformuleerd. Hierbij houden we rekening met de kaders. In gesprek gaan we op zoek naar mogelijke oplossingen voor het vraagstuk. 

Vragen voor de initiatiefnemer: 

• Wanneer zet ik welke communicatie- en participatiemiddelen in om ervoor te zorgen dat iedereen kan meedoen? Zie de toolbox voor inspiratie; 
• Welke Zwolse sleutelfiguren kunnen eventueel meehelpen om de juiste Zwollenaren te bereiken?  Zie de toolbox voor een lijst van mogelijk relevante contacten; 
• Op welke weerstand kunnen we mogelijk rekenen, wat betekent dit voor het proces en hoe gaan we ermee om? 
• Is de ontwikkeling en de mogelijkheid om erover mee te praten zichtbaar op de locatie waar deze speelt?  
• Welke mogelijke oplossingen ziet de initiatiefnemer in eerste instantie zelf? 
• Op welke momenten is het wenselijk om Zwollenaren een terugkoppeling te geven over het proces en/of de inhoud? Via welke kanalen?  
• Hoe neem ik de besluitvormer mee in deze fase?  

Tip:

Neemt het college of de gemeenteraad uiteindelijk een besluit? Neem ze mee in het proces en geef ze tijdig een laatste mogelijkheid voor ‘voortschrijdend inzicht’. 

• Is er een plek waar alle informatie over het proces ook in deze fase continu vindbaar is voor Zwollenaren? 
• Wie maakt in de volgende fase uit alle mogelijkheden de keuze voor een definitieve oplossing? Let op! Dit hoeft nog niet degene te zijn die de uitkomst definitief vaststelt. Vragen voor het gesprek met Zwollenaren 
• Is voor iedereen duidelijk welke vraag centraal staat en welke procesafspraken in de startfase zijn gemaakt? 
• Zijn er (onafhankelijke) onderzoeken die moeten worden gedaan om met Zwollenaren te komen tot haalbare mogelijke oplossingen? Is er aanvullende inhoudelijke expertise nodig? 
• Hoe is de centrale vraag het beste door Zwollenaren te beantwoorden? Via een open vraag, scenario’s, gesloten vragen, etc. Welke werkvormen zijn het beste in te zetten? 
• Begin met een situatieanalyse: hoe kijken inwoners tegen de situatie aan? Wat kunnen zij zeggen over verleden, heden en toekomst ten aanzien van dit onderwerp?
• Welke mogelijke oplossingen zijn te verzinnen om de ambitie (‘de bedoeling’) te realiseren? Wat zijn de voor- en nadelen per mogelijke oplossing? Zijn die voor- en nadelen te wegen? 
• Voldoen alle mogelijke oplossingen aan de kaders? Hoe zijn ze eventueel binnen de kaders te passen? 

Eindproduct fase 2: Oplossingsrichtingen

GO/ NO GO MOMENT:

De initiatiefnemer legt de deelnemers een overzicht voor met de uitgewerkte oplossingsrichtingen, incl. voor- en nadelen. De initiatiefnemer checkt of alle input juist is verwerkt en of deze fase kan worden afgerond. 

Doel van deze fase:

In deze laatste fase wordt uiteindelijk uit alle mogelijkheden een definitieve oplossing gekozen en vastgesteld. Ook wordt vooruitgekeken naar de uitvoering van de oplossing en de rol die alle betrokkenen daarin kunnen en willen spelen. 

Vragen voor de initiatiefnemer

• Hoe kan het beste uit alle oplossingsrichtingen een definitieve oplossing worden gekozen? Wat zijn geschikte werkvormen daarvoor? 
• Zitten de juiste mensen nog aan tafel of zijn er deelnemers ongewenst afgehaakt? Hoe kun je hun mening weer ophalen en meenemen? 
• Hoe zorg je ervoor dat alle belanghebbenden voor de besluitvorming op de hoogte zijn van de voorgestelde oplossing en de mogelijkheid hebben gehad om daarop te reageren? 
• Hoe leg ik het doorlopen proces goed vast in een participatiejournaal? Hoe maak ik daarin inzichtelijk hoe Hanza! is gevolgd en wat is gedaan met de inbreng van betrokken Zwollenaren? En hoe de uiteindelijke belangenafweging heeft plaatsgevonden? 
• Wat moet worden georganiseerd voor de definitieve besluitvorming? 

Tip: 

Neemt het college of de gemeenteraad uiteindelijk een besluit? Check dan ook tijdig of er nog een formele inspraak- of bezwarenprocedure is. Tip:

Gebruik het format voor het participatiejournaal in de toolbox.

Vragen voor het gesprek met Zwollenaren

• Wat is voor de betrokken Zwollenaren gezien alle mogelijkheden uiteindelijk de beste oplossing? 
• Sluit de uiteindelijke oplossing naadloos aan op de vraag en kaders uit stap 1? 
• Wat zijn inhoudelijk gezien nog kanttekeningen bij de voorgestelde oplossing? Wat vraagt dat nog van de besluitvorming of de uitvoering van deze oplossing en van wie? 
• Kunnen de betrokken Zwollenaren goed volgen waarom deze oplossing wordt voorgesteld? Herkennen de betrokken Zwollenaren hun inbreng er voldoende in? 
• Welke Zwollenaren willen betrokken blijven bij een eventueel vervolg (bijv. de uitvoering)? 
• Voelen de deelnemers zich serieus genomen tijdens het proces?
• Welke leerpunten kunnen we uit het doorlopen proces halen en vastleggen in het participatiejournaal? 

GO/ NO GO MOMENT:

De initiatiefnemer stelt een participatiejournaal op. Hierin legt de initiatiefnemer vast hoe de participatie is verlopen, welke deelnemers in de verschillende fasen hebben meegedaan en hoe hun inbreng is verwerkt en wat de resultaten van het proces zijn. Ook worden in het participatiejournaal de leerpunten beschreven. Het participatiejournaal is openbaar en wordt gedeeld met alle deelnemers aan het participatieproces. Dit gebeurt voor de formele besluitvorming plaatsvindt, zodat er eventueel nog een gesprek over kan plaatsvinden. De initiatiefnemer checkt of alle inbreng tijdens het proces zorgvuldig is verwerkt en of deze fase kan worden afgerond. 

Einde

Na akkoord van de deelnemers op het participatiejournaal kan een definitief besluit worden genomen met betrekking tot de uitkomst van het proces. Uiteraard informeert de initiatiefnemer alle deelnemers over het uiteindelijke besluit.