Managementassistent

Dit zijn wij

In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we met elkaar optrekken. Wij zetten daarom met kracht in op verbinding. Een goed samenspel met onze 130.000 inwoners, partners in de stad, het college, de raad en collega’s. We zorgen voor elkaar en zijn er voor elkaar. Iedereen doet mee en iedereen doet ertoe.

De stad staat voor grote opgaven om onze leefwereld duurzaam vorm te geven, zoals klimaatadaptatie, energietransitie en de ontwikkeling van een circulaire economie. Al die kleine en grote opgaven zijn leidend voor onze manier van samenwerken. Afdelingen en teams zijn thuishavens, maar we werken door de afdelingen heen en zoeken elkaar makkelijk op. Samen tillen we bijzondere projecten van de grond. We vinden elkaar in voor- en tegenspoed, acteren als professionele partners, denken in mogelijkheden en stimuleren initiatieven uit de organisatie en de stad.

Zwolle is een stad in een regio die hard op weg is om de vierde economische topregio van Nederland te worden met innovatieve bedrijven die bijdragen aan onze maatschappelijke opgaven. De komende jaren staat er veel te gebeuren, waarbij we jouw inbreng en ideeën goed kunnen gebruiken.

Als je voor Zwolle werkt, word je uitgedaagd om je talenten optimaal in te zetten en je blijvend te ontwikkelen. Je krijgt kansen om te verrassen en te vernieuwen. En de ruimte om positief tegendraads en soms wat rebels te zijn. Jezelf kunnen en mogen zijn; daar staan we in Zwolle voor. We waarderen, accepteren en respecteren elkaar om wie we zijn. Want het is de diversiteit die kleur geeft aan onze organisatie én stad. 

De afdeling

De afdeling TOP-Services is een afdeling die in mei 2021 is gestart. De afdeling bestaat uit managementassistentes, Bestuursondersteuners, adviseurs facilitaire zaken en medewerkers servicedesk (in totaal 65 mensen).

Onze relatief nieuwe afdeling is in ontwikkeling en wij hebben de lat hoog gelegd. We streven er naar om in een aantal jaren het verschil te maken voor onze inwoners. Dat is nogal een statement, maar wij geloven daar in. Wij zijn gastvrij, verbinden, werken goed samen, ontzorgen collega’s en bieden professionele dienstverlening door het overtreffen van verwachtingen en (duurzaam) in te kopen. Hierdoor kunnen onze collega’s hun werk ook prettiger doen en leuke ervaringen hebben waardoor de inwoners en stakeholders dat uiteindelijk merken.

Het team

Samen met ca 35 dienstverlenende en leuke collega’s vormen jullie Top. Binnen het team Top werken management assistenten, Bestuursondersteuners en het Bestuurssecretariaat. Binnen de gemeente Zwolle is er voor iedere afdeling een secretariaat, het aantal managent assistent varieert per secretariaat.

Dit ga je doen

De management assistent ondersteunt het afdelingshoofd. De werkzaamheden bestaan o.a. uit afspraken maken (in/extern), telefonisch aanspreekpunt, beheer mail- en (digitale) post,  aanmaken inkooporders, coderen facturen, voorbereiding en ondersteuning team overleggen en alle voorkomende ondersteunende werkzaamheden, bijvoorbeeld bij de werving en selectie en het organiseren van bijeenkomsten.
Je werkt samen met andere managementassistenten in een cluster. Als een collega van een andere afdeling afwezig is, dan regelen jullie onderling de vervanging.

Dit ben jij

Je hebt een mbo+ werk- en denkniveau. Misschien heb je al een paar jaar ervaring als managementassistent of je bent een enthousiaste starter en denkt deze baan aan te kunnen. Overtuig ons dan van je kwaliteiten.

Je vindt het leuk om de spil te zijn, je kunt snel schakelen en je werk goed organiseren. Wat er ook gebeurt; jij blijft rustig en doet wat er gedaan moet worden. Vaak al voordat het je wordt gevraagd.

Aan het einde van de dag ben je tevreden over de bergen die je hebt verzet. Het is leuk dat je die waardering ook krijgt van je directe collega’s en de manager die jij ondersteunt.

Je hebt goede communicatieve skills. De essentie van een verhaal kun je kort vertellen en je schrijft duidelijke mails zonder taalfouten.

Dit bieden wij

Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband. Voor 24-32 uur per week met een salaris van maximaal € 3.323,- (maximum schaal 6) bruto per maand bij een volledige werkweek van gemiddeld 36 uur per week. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring. Daarnaast ontvang je 17,05% van je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Je hebt de mogelijkheid om dit bedrag maandelijks of jaarlijks te laten uitkeren. Het vakantiegeld en een dertiende maand is in dit bedrag opgenomen. Het pensioen dat voor je wordt opgebouwd, staat los van deze regeling.

Wij investeren in je (persoonlijke) ontwikkeling, dus we horen graag hoe jij dit ziet. In Zwolle werken we hybride, meestal twee dagen op kantoor en drie dagen thuis. We hebben een budget voor je beschikbaar om je werkplek thuis in te richten. Ook krijg je een laptop en telefoon van de ‘zaak’. Het Stadskantoor is trouwens makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. We starten met een jaarcontract en bij gebleken geschiktheid en wederzijdse tevredenheid wordt het dienstverband omgezet naar onbepaalde tijd.

Meer weten?

Laat weten wie je bent en wat je wilt. Bel, mail of app met Wendy Ponsteen, Supervisor TOP, 06-21348492, W.Ponsteen-Prinsen@Zwolle.nl

Solliciteren kan tot en met 4 juni via onderstaande button.