Notitie Werkwijze Rekenkamer

1 Introductie

1.1 Wat is een gemeentelijke Rekenkamer?

De gemeentelijke Rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente en ondersteunt en adviseert de gemeenteraad bij het uitoefenen van zijn kaderstellende en controlerende taak. Op grond van de Gemeentewet dient iedere gemeente te beschikken over een Rekenkamer. De Rekenkamer houdt zich bezig met het onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde beleid. 

1.2 Korte geschiedenis Rekenkamer(functie) in Zwolle

De gemeente Zwolle beschikte sinds 1997 over een Rekenkamercommissie en was daarmee één van de voorlopers in Nederland. Het instellen van een Rekenkamer(commissie) is pas vanaf 2006 verplicht gesteld door de Wet dualisering gemeentebestuur. Gemeenten konden kiezen voor een Rekenkamer (met enkel externe leden) of een Rekenkamercommissie (met raadsleden). Tot 2021 bestond de Rekenkamercommissie van de gemeente Zwolle uit één extern lid en vijf raadsleden. In 2021 werd dit gewijzigd naar twee externe leden (waaronder de voorzitter) en vier raadsleden. Vanaf 1 oktober 2023 is de Rekenkamercommissie omgevormd tot een Rekenkamer die bestaat uit vijf externe leden. De Wet versterking decentrale rekenkamers gaf hiervoor de aanleiding.  

Voor de verbinding met de raad is in 2023 een klankbordgroep ingesteld. Deze klankbordgroep bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf raadsleden. De klankbordgroep fungeert als vooruitgeschoven post van de raad en heeft vooral als taak om zich met de Rekenkamer te buigen over (de verkenning van) onderzoeksonderwerpen. Daarnaast reflecteren ze met de Rekenkamer op de afgeronde documenten van de Rekenkamer, vanuit het oogpunt van (bruikbaarheid voor) de raad. 

1.3 Wet versterking decentrale rekenkamers

Op 1 januari 2023 trad de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking. Deze nieuwe wet bepaalt dat elke gemeente voor 1 januari 2024 een onafhankelijke Rekenkamer moet instellen, dus zonder raadsleden daarin. De gemeenteraad van Zwolle heeft op 25 september 2023 een Rekenkamer bestaande uit vijf externe leden ingesteld. 

De nieuwe wet zorgt ook voor uitbreiding en verduidelijking van de onderzoeksbevoegdheden van 

Rekenkamers. Zo is de bevoegdheid om garanties, subsidies en leningen te onderzoeken uitgebreid. Dit is ook het geval bij onderzoek naar verbonden partijen. Daarnaast maakt de nieuwe wet het mogelijk om onderzoek in te stellen naar inkoop- en contractrelaties (bijvoorbeeld in het sociaal domein). Tot slot verplicht de nieuwe wet het college om jaarlijks te rapporteren over de opvolging van aanbevelingen uit rekenkameronderzoeken. 

In de nieuwe wet wordt ook verduidelijkt wat onder het ‘gevoerde beleid’ moet worden verstaan. Dit dient ruim te worden opgevat. Het gaat om beleidsvoorbereiding, -vorming, -vaststelling,        -uitvoering en -effecten. Daarbij hoort ook het functioneren van de ambtelijke organisatie, die het gemeentebestuur ondersteunt, en de politieke organisatie van de gemeente. 

1.4 Werkwijze Rekenkamer Zwolle

De basis voor de werkzaamheden van de Rekenkamer is vastgelegd in de Gemeentewet en in de Verordening Rekenkamer Zwolle. Over de wijze waarop wij samenwerken – onder andere met een klankbordgroep uit de raad – en de wijze waarop de vergaderingen van de Rekenkamer verlopen, zijn regels vastgelegd in een Reglement van Orde. 

Deze notitie vormt de verdere verdieping en concretisering van de verordening en het reglement. Het biedt voor iedereen die betrokken is bij de Rekenkamer inzicht en houvast over de werkwijze van de Rekenkamer en over hoe de kwaliteit van het werk van de Rekenkamer geborgd wordt. In voorliggend document wordt achtereenvolgens ingegaan op: 

2 Missie en leidende principes 

2.1 Missie 

Wettelijk is vastgelegd dat een Rekenkamer zich bezighoudt met het onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde beleid. Daar kan op verschillende manieren uitvoering aan worden gegeven. Als Rekenkamer Zwolle hebben wij de volgende missie geformuleerd:  

De Rekenkamer wil zichtbaar bijdragen aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Zwolle door gedegen, onafhankelijk en relevant onderzoek en advies over het gemeentelijke beleid, ter ondersteuning van de kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad van Zwolle.  

 2.2 Leidende principes 

Uit de hierboven genoemde missie vloeit een aantal leidende principes voort. Deze leidende principes zijn bepalend voor hoe wij onze taken en rollen als Rekenkamer invullen:  

Leidende principes
1. Wij leveren methodologisch gedegen, praktisch bruikbaar en goed leesbaar onderzoek en advies. 
2. Wij opereren onafhankelijk en kritisch en zijn gericht op verbeteren en leren. 
3. Wij richten ons op relevante thema’s en zijn agenderend. 
4. Wij werken zichtbaar en transparant en zijn toegankelijk voor raad en inwoners. 

3 Jaarplan en Jaarverslag 

Wij werken met een jaarplan en een jaarverslag. Ieder laatste kwartaal stellen wij een jaarplan op voor het komende jaar. In het jaarverslag leggen wij verantwoording af over de uitvoering van de voorgenomen onderzoeken en overige activiteiten uit het Jaarplan. 

 3.1 Jaarplan 

Het jaarplan bevat in ieder geval de globale jaarplanning van onderzoeken en andere activiteiten en de begroting hiervan. We bepalen zelfstandig onze onderzoeksonderwerpen en consulteren de raad in onze keuzes.3 Dit doen we door het jaarplan voorafgaand aan vaststelling te bespreken met de klankbordgroep. In aanvulling hierop kan indien gewenst in een inhoudelijke sessie met de raad en in reguliere contacten met de fracties (waaronder het ‘rondje fracties’) worden stilgestaan bij het jaarplan. Deze besprekingen kunnen aanleiding geven tot aanpassingen van het jaarplan. We publiceren het definitieve jaarplan uiterlijk in januari op de website en sturen het jaarplan ter kennisname naar de gemeenteraad. 

Het jaarplan geeft een kader voor het komende jaar en is een dynamisch document. Voor wat betreft de onderwerpkeuze wordt maximaal een half jaar vooruitgekeken. De voortgang op het jaarplan is een terugkerend agendapunt bij onze vergaderingen. Op deze manier vullen wij jaarplan gedurende het jaar nader in en stellen wij het jaarplan zo nodig bij. 

3.2 Jaarverslag 

We publiceren elk eerste kwartaal een jaarverslag over het voorgaande jaar. We doen verslag van de samenstelling en eventuele wisselingen in de Rekenkamer; de uitgevoerde onderzoeken en belangrijkste conclusies en adviezen; resultaten als gevolg van (eerdere) onderzoeken en adviezen; activiteiten gericht op doorontwikkeling van de Rekenkamer; afstemming en communicatie met raad, fracties, gemeentelijke organisatie en inwoners en de financiële verantwoording. Dit zetten wij af tegen het jaarplan en zo nodig identificeren we eventuele leer- en verbeterpunten.   

Het jaarverslag bespreken wij met de klankbordgroep. Het jaarverslag wordt na vaststelling gedeeld met de raad en gepubliceerd op de website. 

4 Producten van de Rekenkamer 

In dit hoofdstuk lichten we de producten van de Rekenkamer toe. Achtereenvolgens gaan we in op de onderzoeken, inspiratiebrieven en andere producten.  

4.1 Onderzoeken 

De onderzoeken vormen onze kernactiviteit. Aan de hand van het jaarplan voeren wij jaarlijks minimaal drie onderzoeken uit. Gedurende het jaar worden voorgenomen onderzoeken uit het jaarplan nader ingekleurd of aangepast.  

Onze onderzoeken zijn altijd gericht op leren en het stimuleren van het lerend vermogen van de raad, het college en/of de ambtelijke organisatie. We besteden onderzoeken uit aan een extern onderzoeksbureau. De bevindingen worden in een onderzoeksrapport, inclusief conclusies en aanbevelingen, gepresenteerd. Naast de onderzoeksrapporten streven we naar andere manieren om de uitkomsten te presenteren. Zo wordt de toegankelijkheid, bruikbaarheid en relevantie van de onderzoeken vergroot. Hierbij valt te denken aan rekenkamerbrieven, vijf-minuten versies, presentaties, video’s, infographics en kennissessies.  

We hechten groot belang aan de leesbaarheid van onze producten en zetten erop in dat onze producten goed leesbaar en begrijpelijk zijn voor de niet op het onderwerp ingelezen inwoner van Zwolle. Waar wenselijk en mogelijk zetten we een externe lezer of ervaringsdeskundige/taalambassadeur in om onze producten op dit punt te verbeteren. 

De kwaliteit van ons onderzoek voldoet aan de in de beroepspraktijk geldende normen. We streven naar grote praktische relevantie van onze onderzoeken met veel aandacht voor de uitvoeringspraktijk van beleid en wat beleid betekent voor inwoners, ondernemers, cliënten, patiënten, professionals, studenten, etc. Het perspectief van de belanghebbende, professional en/of gebruiker staat voorop, alsmede de dilemma’s en knelpunten die zich voordoen voor deze groepen als gevolg van het gekozen beleid. 

Het onderzoeksproces is nader uitgewerkt in hoofdstuk 5 Onderzoeksprotocol. 

4.2 Inspiratiebrieven 

Aanvullend op de onderzoeken, sturen wij ‘Inspiratiebrieven van de Rekenkamer’ (gemiddeld eens per kwartaal). De basis hiervoor wordt gevormd door onderzoeken van andere Rekenkamers in Nederland, die relevant en leerzaam zijn voor Zwolle en/of publicaties van andere onderzoeksinstituten of -organisaties. Inspiratiebrieven zijn geen algemene nieuwsbrief of samenvatting, maar een op Zwolle toegespitst agenderende en/of inspirerende notitie, onderbouwd met en verwijzend naar gedegen onderzoek elders. De brieven zijn bondig, direct en goed leesbaar en worden opgesteld door de Rekenkamer zelf. Met het opstellen van deze brieven ontsluiten en benutten wij de schat aan onderzoeken die beschikbaar is bij andere Rekenkamers. Daarnaast vergroten wij zo onze zichtbaarheid en toegevoegde waarde.  

Om hieraan invulling te kunnen geven, houden wij Rekenkameronderzoeken in Nederland bij en identificeren wij relevante thema’s, methoden en resultaten voor Zwolle. Dit wordt kort samengevat en als vast agendapunt besproken in de Rekenkamer. Samen identificeren wij zo relevante leeraspecten en besluiten wij al dan niet tot een brief hierover. 

De inspiratiebrieven hebben vooral als doel om te agenderen en inspireren en bevatten geen oordeel van de Rekenkamer. Wederhoor is daarom niet aan de orde. Wel legt de secretaris van de Rekenkamer de inspiratiebrief voor een feitencheck voor aan de betrokken beleidsambtena(a)r(en). De inspiratiebrieven worden actief gedeeld met de gemeenteraad en gepubliceerd op de website van de Rekenkamer. 

4.3 Andere producten 

Naast onderzoeken en inspiratiebrieven die een vaste plek hebben in het jaarplan streven we naar andere producten en werkzaamheden om de toegankelijkheid, bruikbaarheid en toegevoegde waarde van de Rekenkamer te vergroten. Deze werkzaamheden zijn er vooral op gericht om in relatief korte tijd te kunnen inspelen op de actualiteit en zo tot een voor de raad nuttige en bruikbare sessie, brief of notitie te kunnen komen.  

Veelal zal een beroep worden gedaan op een externe deskundige. Wij streven naar minimaal één andersoortige sessie, brief of notitie per jaar. Afhankelijk van actualiteit en ervaringen van zowel de raad als de Rekenkamer, kunnen wij dit aantal uitbouwen. Bij deze andersoortige vormen kan gedacht worden aan het organiseren van een inspiratiesessie of expertsessie, het opstellen van een agenderende of verkennende ‘position paper’, een second opinion en/of een deskundigenadvies.  

5 Onderzoeksprotocol 

De onderzoeken die wij uitvoeren, bestaan uit verschillende fasen: 

• Onderwerpselectie 
• Vooronderzoek 
• Uitvoering van het onderzoek 
• Conceptrapport 
• Ambtelijk wederhoor 
• Definitief rapport 
• Bestuurlijk wederhoor 
• Eindrapport 
• Raadsbehandeling 

De verschillende fasen van het onderzoeksproces zijn hieronder nader uitgewerkt en toegelicht.  

5.1 Onderwerpselectie 

Groslijst 

Wij werken met een niet-openbare groslijst met ideeën en onderwerpen die zijn aangedragen vanuit de gemeenteraad, inwoners van de gemeente Zwolle of leden van de Rekenkamer. Over de keuze van onderzoeksonderwerpen vindt overleg plaats met de leden van de klankbordgroep vanuit de raad.  

Wij dragen er zorg voor dat de groslijst actueel blijft. Dit doen wij door bij iedere onderwerpkeuze de lijst kritisch door te lopen, samen met de klankbordgroep. Ook leggen de voorzitter, secretaris en eventueel andere leden van de Rekenkamer periodiek een bezoek af aan alle fracties en nodigen hen daarbij uit om onderwerpen aan te dragen voor de groslijst. Inwoners kunnen onderzoeksonderwerpen aandragen via de onze website.  

Selectiecriteria onderzoeksonderwerp  

Om te bepalen of een onderwerp (op een bepaald moment) een geschikt onderzoeksonderwerp is, hebben wij een aantal selectiecriteria geformuleerd. De keuze wordt gebaseerd op de relevantie van een onderwerp. De relevantie van een onderwerp wordt bepaald door: 

• De invloed op de inwoners van Zwolle; 
• De risico’s op ineffectiviteit, inefficiëntie en onrechtmatigheid; 
• De financiële en/of maatschappelijke belangen; 
• De mate waarin (nieuwe) informatie die vergaard kan worden met een onderzoek; 
• De mate waarin een onderzoek van de Rekenkamer van toegevoegde waarde is op al geplande evaluaties en actualisaties van beleid door college en/of raad. 

Met het toepassen van deze criteria, zorgen wij ervoor dat de uit te voeren onderzoeken bijdragen aan onze missie en leidende principes. Het toepassen van deze criteria kan er toe leiden dat sommige beleidsterreinen meer aandacht krijgen dan andere. Daarom wordt er bij de onderwerpkeuze ook altijd gelet op spreiding: opeenvolgende onderzoeken vinden zo min mogelijk op hetzelfde beleidsterrein plaats.  

Onze onderzoeken kunnen ook agenderend zijn door het doen van onderzoek naar onderwerpen die op dat moment niet op de raadsagenda staan, bijvoorbeeld omdat het onderwerp politiek minder actueel is. Naast het onderzoek gericht op de controlerende taak, doen we ook onderzoek ter ondersteuning van de kaderstellende taak van de raad. Tevens zijn we flexibel om in te springen op onderwerpen die plotseling relevantie krijgen.   

Op basis van de criteria bepalen wij zo veel mogelijk een onderzoeksprogramma voor het komend half jaar. Aan de klankbordgroep vragen we om voorkeuren en aandachtspunten voor mogelijke onderzoeken. In het onderzoeksprogramma gaan wij uit van drie onderzoeken per jaar. Het onderzoeksprogramma nemen wij op in het jaarplan. 

Verzoek door de gemeenteraad 

De gemeenteraad kan (met een motie) een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek.4 Wij reageren per brief op het verzoek. Wanneer het verzoek niet gehonoreerd wordt, laten wij de gronden hiervoor weten in de brief aan de gemeenteraad. 

 5.2 Vooronderzoek 

Tijdens het vooronderzoek doen we een verkenning naar gemeentelijke bevoegdheden, relevante beleidskaders en documenten, intern en extern betrokken partijen, afbakening en uitvoerbaarheid van het onderzoek. Ook worden oriënterende gesprekken gevoerd met de bij het onderwerp betrokken beleidsambtenaren. Op basis van dit vooronderzoek bepalen wij definitief of het onderwerp zich op dat moment leent voor een onderzoek. Het vooronderzoek kan ook leiden tot het besluit om het onderzoek op dat moment niet uit te voeren. 

Als op basis van het vooronderzoek geconcludeerd wordt dat het onderzoek zich leent voor een onderzoek, dan wordt een startnotitie opgesteld. Deze startnotitie bevat in ieder geval de volgende elementen: 

• Aanleiding en achtergronden; 
• Probleemstelling en doelstelling; 
• Centrale vraag en (mogelijke) deelvragen; 
• Onderzoeksmethoden5, planning en indicatief budget. 

De startnotitie wordt vastgesteld tijdens een vergadering van de Rekenkamer. In de regel wordt het onderzoek uitgevoerd door een extern bureau. Na vaststelling benaderen wij daarom zo mogelijk twee of drie bureaus om aan de hand van de startnotitie een offerte en onderzoeksvoorstel uit te werken. Aan de bureaus vragen wij het onderzoeksvoorstel te presenteren aan een delegatie van de Rekenkamer. Voor het uiteindelijke gunningsbesluit maken wij gebruik van een beoordelingsmatrix. Deze beoordelingsmatrix kan per onderzoek verschillen, maar bevat in ieder geval de volgende elementen: 

• Ervaring/deskundigheid van het bureau, inclusief verwijzing naar relevante eerder verrichte onderzoeken van de beoogde onderzoekers. 
• De uitwerking van de probleemstelling en de operationalisering van de onderzoeksvragen. 
• De uitwerking van de onderzoeksmethoden. 
• De uitwerking van het normenkader (indien van toepassing). 
• De beschrijving van de tussenproducten en het eindproduct. 
• De planning en de begroting van het onderzoek (inclusief uurtarieven van de projectmedewerkers) 

Wij nemen binnen een week na de presentaties een besluit over de gunning van de opdracht. De bureaus waaraan de opdracht niet verstrekt wordt, ontvangen een onderbouwde afwijzing die gebaseerd is op de ingevulde beoordelingsmatrix. Het bureau waaraan de opdracht gegund wordt krijgt te horen waarom wij voor hen gekozen hebben. 

Na de keuze van het onderzoeksbureau en vóór de daadwerkelijke start van het onderzoek, worden de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en het Directieteam per brief geïnformeerd over het aanstaande onderzoek. De secretaris treedt vervolgens in contact met het afdelingshoofd van de betrokken beleidsafdeling. Dit afdelingshoofd wordt gevraagd een ambtelijk contactpersoon aan te wijzen. Deze ambtelijk contactpersoon is het directe aanspreekpunt voor de secretaris en is verantwoordelijk voor aanlevering van de noodzakelijke informatie, het verstrekken van contactgegevens van te interviewen personen/organisaties, etc. 

5.3 Uitvoering van het onderzoek 

Nadat de raad, het college en het directieteam geïnformeerd zijn en de ambtelijk contactpersoon is aangewezen, kan het daadwerkelijke onderzoek van start gaan. Wij begeleiden het bureau bij de uitvoering van het onderzoek, in de regel door lezing en bespreking van (tussentijdse) resultaten. De secretaris is de contactpersoon voor het bureau.  

Startgesprek 

Zo spoedig mogelijk wordt een startgesprek ingepland, waarbij in ieder geval vertegenwoordiging van het onderzoeksteam, de secretaris van de Rekenkamer, minimaal één lid van de Rekenkamer en zo mogelijk een ambtelijk contactpersoon aanwezig zijn. In het gesprek worden in ieder geval de aanpak en de planning van het onderzoek besproken. Ook wordt gesproken over (de aanlevering van) relevante beleidsdocumenten en de lijst van te interviewen personen/organisaties/instanties. In het kader van de naleving van de AVG wordt tot slot stilgestaan bij de uitwisseling van databestanden en de noodzaak van het sluiten van een verwerkersovereenkomst in dat verband. 

Interviews 

Als interviews onderdeel uitmaken van het onderzoek, gelden hierbij de volgende regels: 

• De verslagen van interviews met beleidsambtenaren en bestuurders worden ter goedkeuring aan de geïnterviewden voorgelegd. 
• De gespreksverslagen worden vertrouwelijk behandeld.  
• Het letterlijk citeren uit interviewverslagen is slechts mogelijk met toestemming van de geïnterviewde. 
• De secretaris en/of leden van de Rekenkamer hebben de mogelijkheid om aan te schuiven bij de interviews. 

Overige regels uitvoering 

Bij de samenwerking tussen de Rekenkamer en het onderzoeksbureau gelden de volgende regels: 

• De eindverantwoordelijkheid en de regie van het onderzoek blijven bij de Rekenkamer. 
• Belangrijke beslissingen over de inrichting en voortgang van het onderzoek worden door de Rekenkamer genomen. 
• Van de bureaus wordt verwacht dat zij in de uitvoering van het onderzoek rekening houden met de werkwijze van de Rekenkamer, zoals beschreven in deze notitie. 
• De secretaris is tussentijds verantwoordelijk voor aansturing van de voortgang van het onderzoek en vormt voor derden het eerste aanspreekpunt. 
• Er vindt regelmatig overleg plaats tussen het onderzoeksbureau en de secretaris van de Rekenkamer over de voortgang van het onderzoek. 
• Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om rechtstreeks contact op te nemen met derden over de voortgang of de resultaten van het onderzoek. 
• Projectmedewerkers van het onderzoeksbureau kunnen niet (al dan niet op project-/detacheringsbasis) werkzaam zijn of in de voorgaande drie jaren werkzaam zijn geweest bij de gemeente Zwolle.  
• De Rekenkamer krijgt na afronding de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau is opgebouwd. 
• De opdracht voor het onderzoeksbureau is primair gericht op het uitvoeren van het onderzoek en het opleveren van een rapport van bevindingen. Op basis van het rapport van bevindingen doet het onderzoeksbureau een voorstel voor de conclusies en aanbevelingen. De Rekenkamer zal op basis van dit voorstel zelf de conclusies en aanbevelingen formuleren. 
• Het onderzoeksbureau dient de tussenproducten en het eindproduct als Word-bestand bij de Rekenkamer aanleveren.  

Dossiervorming 

Gedurende het onderzoek wordt een onderzoeksdossier bijgehouden. Dit dossier bestaat in elk geval uit: 

1. Startnotitie en schriftelijke correspondentie hierover met betrokkenen 
2. Offertes van de onderzoeksbureaus, inclusief opdrachtbevestiging en afwijzingsbrieven 
3. Brieven aan gemeenteraad, college en directieteam over start onderzoek 
4. De (geaccordeerde) gespreksverslagen en voor zover relevant tabellen en grafieken en daaronder liggende data 
5. Eventuele tussentijdse notities en/of presentaties voor de Rekenkamer 
6. Conceptrapport van bevindingen t.b.v. het ambtelijk wederhoor 
7. Reactie in het kader van het ambtelijk wederhoor 
8. Eindrapport, inclusief conclusies en aanbevelingen 
9. Aanbiedingsbrieven aan college en directieteam 
10. Persbericht over oplevering eindrapport 
11. Reactie in het kader van het bestuurlijk wederhoor 
12. Eventuele presentatie van het rapport tijdens een verdiepingssessie 
13. Evaluatieverslag 

5.4 Conceptrapport  

Op basis van het onderzoek komt het onderzoeksbureau tot een eerste conceptrapport van bevindingen. Hierin worden de onderzoeksbevindingen en analyses beschreven. Indien van toepassing, worden de gegevens afgewogen tegen het normenkader dat bij aanvang van het onderzoek is vastgesteld. Bevindingen worden zo mogelijk met concrete voorbeelden onderbouwd. Het rapport van bevindingen bevat in ieder geval: 

• Inleiding (achtergronden, doelstelling en vraagstelling) 
• Onderzoeksaanpak 
• Normenkader 
• Bevindingen en analyse 
• Bijlagen (lijst van geïnterviewden, documenten, literatuur) 

De bevindingen zijn van het onderzoeksbureau, wij hebben daarmee in principe geen inhoudelijke bemoeienis. Wel zien we gedurende het onderzoek toe op de inhoudelijke beantwoording van de onderzoeksvragen zoals vastgelegd in de startnotitie en geaccordeerde offerte. Zo nodig doen wij wel (eind)redactionele aanpassingen in het conceptrapport, als dat de leesbaarheid ten goede komt. Er wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage die bruikbaar is in de uitvoeringspraktijk. Wij beoordelen het eerste conceptrapport en kijken daarbij in ieder geval naar: 

• De mate waar in de hoofdvraag en deelvragen zijn beantwoord; 
• De toetsing aan het normenkader; 
• De mate waarin het rapport in begrijpelijke taal is opgesteld; 
• Of het onderzoek op een deugdelijke manier is uitgevoerd volgens de geldende (wetenschappelijke) standaarden. 

De secretaris geeft een terugkoppeling aan het onderzoeksbureau. Zo nodig vindt er overleg plaats tussen (een afvaardiging van) de Rekenkamer en het onderzoeksbureau over het conceptrapport van bevindingen. Op basis van de reactie van de Rekenkamer, werkt het onderzoeksbureau het rapport uit tot een eindconcept ten behoeve van het ambtelijk wederhoor. 

5.5 Ambtelijk wederhoor 

In het kader van het ambtelijk wederhoor wordt de ambtelijke organisatie in de gelegenheid gesteld om een reactie geven op het conceptrapport van bevindingen. Dit ambtelijk wederhoor is gericht op een controle op de feiten (feitencheck). De secretaris stuurt het rapport in dit kader toe aan de ambtelijk contactpersoon. De ambtelijk contactpersoon draagt zelf zorg voor de coördinatie en afstemming binnen de ambtelijke organisatie. De termijn waarbinnen het ambtelijk wederhoor aan de Rekenkamer dient te zijn verzonden bedraagt maximaal drie weken. 

5.6 Definitief rapport  

Na ontvangst van en met inachtneming van de ambtelijke reactie wordt het rapport van bevindingen definitief gemaakt. De wijze waarop de opmerkingen of voorgestelde wijzigingen zijn verwerkt, koppelen wij terug aan de ambtelijk contactpersoon. 

Op basis van het definitieve rapport van bevindingen doet het onderzoeksbureau een voorstel voor de conclusies en aanbevelingen. Wij bespreken dit voorstel tijdens een vergadering en komen op basis van deze bespreking tot de definitieve conclusies en aanbevelingen. Het definitieve rapport, inclusief voorwoord, bestuurlijke samenvatting en conclusies en aanbevelingen, stellen wij vervolgens vast tijdens een vergadering van de Rekenkamer. 

5.7 Bestuurlijk wederhoor 

Het definitieve rapport, inclusief conclusies en aanbevelingen, wordt vervolgens beschikbaar gesteld voor het bestuurlijk wederhoor. In het bestuurlijk wederhoor wordt het college in de gelegenheid gesteld te reageren op de conclusies en aanbevelingen. Voor het bestuurlijk wederhoor geldt een termijn van zes weken. Na ontvangst van de bestuurlijke reactie voorzien wij het rapport van een nawoord. De bestuurlijke reactie en het nawoord worden opgenomen in het eindrapport.  

5.8 Eindrapport 

Het eindrapport bieden wij aan de gemeenteraad. Dit gebeurt bij aanvang van een besluitvormingsronde van de gemeenteraad. De voorzitter van de Rekenkamer geeft voor de aanbieding een korte toelichting aan de raad en overhandigt het rapport vervolgens aan de voorzitter van de raad. Daarmee wordt het rapport openbaar. De pers wordt met een persbericht ingelicht over het rapport. De dag na de vergadering worden het rapport en het persbericht gepubliceerd op onze website. 

De ambtelijk contactpersoon informeren wij voorafgaand aan de aanbieding. Wij verzoeken hierbij de ambtelijk contactpersoon het rapport te delen met andere (interne) betrokkenen. Externe betrokkenen, zoals geïnterviewde organisaties, informeren wij per e-mail . Het rapport wordt tevens met aanbiedingsbrief aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders en het directieteam. 

5.9 Raadsbehandeling 

Het proces van behandeling door de raad ziet er als volgt uit: 

• Verdiepingssessie  
  Samen met het onderzoeksbureau geven wij een toelichting op het onderzoeksrapport. Raadsleden en burgerleden hebben de mogelijkheid om inhoudelijke, verdiepende vragen te stellen over het rapport. 
• Behandeling in raadsdebat 
  De agendacommissie van de raad agendeert het rapport na de verdiepingssessie voor een raadsdebat. De fracties uit de raad gaan hierbij met elkaar in debat over de conclusies en aanbevelingen in het rapport. Het college wordt in de gelegenheid gesteld een reactie te geven op het debat. 
• Behandeling in besluitvormingsronde 

Na de behandeling in een raadsdebat voegt de griffie een raadsvoorstel toe aan het rapport waarin wordt voorgesteld kennis te nemen van de conclusies en de aanbevelingen - al dan niet - over te nemen. Het raadsvoorstel wordt geagendeerd voor de eerstvolgende besluitvormingsronde van de gemeenteraad. 

Na afloop van de raadsbehandeling van een rekenkamerrapport, evalueren wij het verloop van het onderzoek van de keuze van het onderwerp tot en met de raadsbehandeling. Het volgende hoofdstuk gaat nader in op de evaluatiecyclus. 

6 Evaluatiecyclus

6.1 Evaluatie onderzoeken en andere producten van de Rekenkamer 

Elke onderzoeksproject of een product van de Rekenkamer, met uitzondering van een jaarplan en een jaarverslag, wordt in de eerste of tweede vergadering na oplevering van het product geëvalueerd. Aandachtspunten daarbij zijn de kwaliteit van het proces en product, de presentatie hiervan, de samenwerking met betrokkenen, de bestuurlijke reactie en de bespreking in de gemeenteraad. In deze evaluatie blikken we - zo nodig met het externe bureau of andere betrokkenen – terug op het onderzoeksproces en stellen we vast op welke onderdelen er verbeteringen mogelijk zijn. De evaluatie is gericht op het formuleren van leerpunten. De leerpunten kunnen aanleiding geven tot aanpassing van onze documenten of andere vervolgacties. De evaluatie en de geformuleerde leerpunten worden opgenomen in het verslag en toegevoegd aan het onderzoeksdossier.  

6.2 Monitoring doorwerking aanbevelingen en adviezen  

Het college is op grond van de Gemeentewet verplicht jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de Rekenkamer, haar standpunt hierover en het vervolg hierop naar de raad te versturen.6 Dit overzicht wordt door de Rekenkamer besproken in de eerstvolgende vergadering. De Rekenkamer bespreekt in dit kader of er aanleiding is een opvolgingsonderzoek of om een andere vervolgactie in te stellen.  

De aanbevelingen en adviezen van de Rekenkamer kunnen ook gericht zijn aan de gemeenteraad. Als dit het geval is, bespreken wij binnen een jaar met de klankbordgroep wat de gemeenteraad met de aanbevelingen heeft gedaan.  

Het overzicht van de opvolging van de aanbevelingen nemen wij op in ons jaarverslag. Hierbij kijken wij zo mogelijk niet alleen naar de directe opvolging van aanbevelingen, maar ook naar de indirecte doorwerking binnen het betreffende beleidsthema. 

6.3 Zelfevaluatie 

Wij doen aan zelfevaluatie door om het jaar een evaluatiedag (heisessie) te houden. Tijdens zo’n evaluatiedag gaan we in ieder geval in op: De inhoud en doorwerking van onze onderzoeken 

• Onze relevantie voor de raad 
• De samenwerking met de klankbordgroep (en de gemeenteraad) 
• De communicatie 

Voorafgaand aan de evaluatiedag wordt informatie ingewonnen bij de klankbordgroep. Daarnaast gaan de voorzitter en secretaris voorafgaand aan de zelfevaluatie in gesprek met de burgemeester, college van B&W, de gemeentesecretaris en griffier om input te verzamelen. Van een evaluatiedag wordt een kort verslag met leer- en verbeterpunten opgenomen.  

 7 Verslaglegging en archivering, kennisopbouw en communicatie 

 7.1 Verslaglegging en archivering 

Voor de professionele werkwijze van de Rekenkamer stellen wij voor elke vergadering een agenda op. Een week na de vergadering is een kort verslag beschikbaar met per punt de belangrijkste overwegingen, genomen besluiten en een actiepuntenlijst met betrokkenen en planning. Agenda’s, verslagen, verkenningen, startnotities, offerte-aanvragen, tussenrapportages en overige documenten archiveren wij zorgvuldig. Jaarplannen, jaarverslagen, protocollen, onderzoeksrapporten en inspiratiebrieven worden daarnaast actief gepubliceerd op de website. Daarnaast bouwen wij geleidelijk maar gestaag een eigen database op met relevante/interessante Rekenkameronderzoeken van derden en van onderzoeksbureaus.  

De Rekenkamer houdt zich bij de bewaring van haar onderzoeksdossiers, zoals hierboven bedoeld, aan de termijnen uit de Archiefwet. Voor deze onderzoeksdossiers geldt – net als bij andere overheidsinformatie – dat deze dossiers openbaar zijn, tenzij de Wet open overheid of andere wetgeving bepaalt dat de informatie niet geschikt is om openbaar te maken. Voor inzage in de stukken kan een verzoek worden ingediend bij de Rekenkamer.  

7.2 Netwerkopbouw 

Voor de verdere professionalisering en mogelijke samenwerking is (verdere) opbouw van het netwerk van Rekenkamers gewenst. Daarbij denken wij vooral aan Rekenkamers in de omliggende regio en van vergelijkbare steden (130.000 inwoners). Mogelijk kan daarbij meer samengewerkt worden in kennisuitwisseling en onderzoek, o.a. door in te zetten op een kenniskring.  

7.3 Kennisopbouw 

Als Rekenkamer Zwolle blijven wij op de volgende manieren op de hoogte van actuele ontwikkelingen. 

• De nieuwsbrieven van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies (NVRR) worden opgenomen op de agenda van de vergadering van de Rekenkamer. 
• De secretaris van de Rekenkamer volgt de relevante onderzoeken van andere Rekenkamers op de voet en brengt mogelijk interessante onderzoeken in tijdens de vergaderingen van de Rekenkamer. 
• De leden van de Rekenkamer Zwolle volgen de ontwikkelingen in de gemeente Zwolle op de website van de gemeente Zwolle, in de media, tijdens de raadsvergaderingen, enz.  

Relevante wet- en regelgeving 

Als Rekenkamer Zwolle nemen wij kennis van: 

• De Gemeentewet, in ieder geval hoofdstuk IVa. (De rekenkamer) en XIa. (De bevoegdheid van de rekenkamer).  
• De Verordening Rekenkamer Zwolle 2023 

Relevante interne documenten van de Rekenkamer Zwolle 

Als Rekenkamer Zwolle nemen wij kennis van: 

• Het Reglement van orde van de Rekenkamer Zwolle 
• Deze notitie werkwijze Rekenkamer Zwolle 

Relevante externe documenten 

Als Rekenkamer Zwolle nemen wij in ieder geval kennis van: 

• Het Kwaliteitshandvest (opgesteld door Rekenkamer Metropool Amsterdam, Rekenkamer Den Haag, Randstedelijke Rekenkamer, Rekenkamer Rotterdam, Rekenkamer Utrecht) 
• Handleiding Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek (opgesteld door de Algemene Rekenkamer) 

Relevante websites 

Gemeente Zwolle: https://www.zwolle.nl/

Rekenkamer Zwolle: https://www.zwolle.nl/rekenkamer

Overdracht collegestukken aan gemeenteraad: https://zwolle.bestuurlijkeinformatie.nl/Calendar

Agenda’s raadsvergaderingen Zwolle: https://zwolle.bestuurlijkeinformatie.nl/Calendar

NVRR: https://www.nvrr.nl/

Binnenlands bestuur: https://www.binnenlandsbestuur.nl/

 7.4 Opleiding en professionele groei 

In het kader van het interne leercyclus houden wij een lijst bij van aanbevolen cursussen die periodiek worden gegeven. In de laatste vergadering van het jaar reflecteren wij gezamenlijk op cursussen, bijeenkomsten, symposia en webinars die wij in het afgelopen jaar hebben bijgewoond.  

De inspiratiebrieven vloeien voort uit de investering die wij doen in kennisopbouw en ervaring op het gebied van Rekenkameronderzoek. Als Rekenkamer bouwen wij systematisch expertise op over andere Rekenkamers (netwerk), goede en minder goede onderzoeksbureaus (database), veel/weinig onderzochte thema’s (groslijst) en vernieuwende onderzoeksmethoden. Vanuit deze gerichtheid op leren kan de Rekenkamer in toenemende mate professioneel opereren. De gemeente Zwolle kan efficiënt gebruik maken van elders beschikbare expertise.  

 7.5 Communicatie 

We communiceren op een manier die aansluit bij de belevingswereld van raadsleden en inwoners van gemeente Zwolle. De producten van de rekenkamer zijn goed leesbaar, begrijpelijk en bevatten zo weinig mogelijk jargon.  

We zijn zichtbaar en communiceren actief met raad, college en ambtelijke organisatie. De wijze van communiceren rondom de aankondiging van onderzoeken, bestuurlijk wederhoor en presentatie van het rapport aan de raad is duidelijk, transparant. Wij communiceren actief over de opzet en uitvoering van een onderzoek met betrokkenen. In ons jaarverslag leggen we verantwoording af. Dit alles maakt dat de raad weet wat hij van de Rekenkamer kan verwachten.